Taakomschrijving

Voor NS Fiets was ik verantwoordelijk voor het maken en verspreiden van de interne nieuwsbrief Even Bijpraten. Deze nieuwsbrief wordt periodiek verstuurd naar alle collega’s binnen NS Fiets. Mijn taak bestond uit het verzamelen van content, het herschrijven van aangeleverde teksten in de juiste toon en stijl (B1-niveau), het aanleveren van een redactionele briefing aan de externe vormgever en het coördineren van de feedback- en correctierondes met eindredactie en betrokken collega’s.

Vanwege drukte rondom een ander project – de NS Fietsdagen – liep het traject vertraging op, waardoor de nieuwsbrief uiteindelijk in maart werd verstuurd, in plaats van februari zoals oorspronkelijk gepland.

Leerdoelen

Projectmanagement
Ik wil leren om overzicht te houden in projecten met meerdere stappen en betrokkenen, en te sturen op deadlines ondanks externe afhankelijkheden.

Plannen en prioriteren
Ik oefen met het opdelen van grote projecten in concrete acties, en het stellen van duidelijke prioriteiten en deadlines voor mezelf en anderen.

(Beeld)taal
Ik ontwikkel mijn vaardigheid om teksten op B1-niveau te schrijven en instructies te geven aan een vormgever, zodat de inhoud ook visueel en taalkundig goed aansluit op de doelgroep.

Gewerkte competenties

• Projectmanagement

• Plannen en prioriteren

• (Beeld)taal

• Samenwerken

• Flexibel inzetbaar zijn

• Inzicht en verantwoorden

• Reflecteren

Proces en Aanpak

1. Input verzamelen en herschrijven
Ik begon met het opvragen van onderwerpen en tekstbijdragen bij de districtmanagers. Een deel van de input was al binnen, maar moest nog herschreven worden naar B1-niveau. Dit bleek uitdagender dan verwacht: het vereiste dat ik actief lette op eenvoudige zinsstructuren, heldere koppen en het vermijden van vakjargon. Eén tekst ontbrak nog, waardoor ik tijdelijk niet alles kon aanleveren aan de vormgever.

2. Redactieslag en aanlevering aan de vormgever
Zodra alle teksten compleet waren, heb ik deze bewerkt en aangeleverd bij de externe vormgever (Enof), voorzien van opmaaknotities en beeldsuggesties (zoals QR-codes, foto's en hyperlinks naar video’s of intranetpagina’s).

3. Correctierondes en afstemming
Na oplevering van versie 1 door de vormgever heb ik inhoudelijke feedback gegeven: zowel op tekst (spelfouten, toon, duidelijkheid) als vormgeving (indeling, beeldgebruik). Hierna werd versie 2 opgeleverd. Door drukte bij de vormgever én binnen ons team vanwege de voorbereiding van de NS Fietsdagen, kwam deze versie later dan gepland binnen. Hierdoor schoof de publicatie op naar maart.

4. Eindredactie en verspreiding
De definitieve versie heb ik afgestemd met vaste eindredactieleden (Iris, Henriette en Nienke) én met de districtmanagers die input hadden geleverd. Na hun goedkeuring heb ik de nieuwsbrief via NS Stations Communicatie verspreid. Daarnaast heb ik unitleiders gevraagd de nieuwsbrief fysiek op te hangen op de werkvloer.

Resultaat

De nieuwsbrief Even Bijpraten (editie februari 2025) is inhoudelijk door mij samengesteld, redactioneel herschreven en visueel uitgewerkt in samenwerking met een externe vormgever. Ondanks de verschuiving in planning is het eindresultaat volledig in lijn met de NS Fiets-huisstijl en de communicatierichtlijnen. De nieuwsbrief werd verspreid via interne kanalen én fysiek zichtbaar gemaakt op meerdere locaties in het land.

Mijn betrokkenheid strekte zich uit over de volledige productie: van planning tot tekstredactie, visuele instructies, coördinatie met vormgeving en eindredactie tot verspreiding.

Reflectie

Deze opdracht vergde veel afstemming, overzicht en geduld. In het begin vond ik het lastig om precies te weten wie waarvoor verantwoordelijk was. Inmiddels heb ik daar beter inzicht in gekregen en lukt het mij om sneller te schakelen en gerichter vragen te stellen.

Ook het schrijven op B1-niveau was uitdagend; mijn natuurlijke stijl is formeler. Door feedback van Iris en de eindredactie ben ik hier veel in gegroeid. Ik leerde de balans te vinden tussen duidelijke taal en voldoende nuance.

Het projectmanagement-aspect – het coördineren van meerdere personen en deadlines – vond ik leuk en leerzaam. Ik ontdekte hoe belangrijk het is om tijd in te bouwen voor correctierondes en flexibel te blijven als externe factoren (zoals de NS Fietsdagen) de planning beïnvloeden.

Deze ervaring heeft mijn zelfvertrouwen vergroot in het zelfstandig uitvoeren van communicatieve opdrachten en ik zie ernaar uit om de volgende nieuwsbrief nog soepeler te laten verlopen.