Taak:

Het mee-organiseren van de NS Fietsdagen op 13 en 14 maart, een intern evenement voor alle collega’s van NS Fiets gericht op teamgevoel, betrokkenheid en communicatie.

Leerdoelen

• Projectmanagement: Ik hou mijn agenda bij waardoor ik weet wat wanneer moet gebeuren. Dit helpt mij overzicht houden en rust creëren.

• Plannen en prioriteren: Ik leer hoe ik acties opdeel en inplan over de tijd.

• (Beeld)taal: Ik wil de huisstijl goed kunnen vertalen naar duidelijke communicatie-uitingen.

Gewerkte competenties

• Projectmanagement

• Plannen en prioriteren

• (Beeld)taal

• Samenwerken

• Flexibel inzetbaar zijn

• Inzicht en verantwoorden

Proces

Begin februari kreeg ik de opdracht om mee te werken aan de organisatie van de NS Fietsdagen op 13 en 14 maart. Omdat de voorbereidingstijd kort was, was het extra belangrijk om snel overzicht te creëren en duidelijk te plannen. Het doel van het evenement was het versterken van teamgevoel, betrokkenheid en interne communicatie onder collega’s van NS Fiets.

Mijn werkzaamheden bestonden uit het regelen van de catering (met aandacht voor dieetwensen en ramadan), het contact onderhouden met externe leveranciers, het maken van een poster in de NS Fiets-huisstijl, het opzetten van een communicatiebaken tijdens het evenement, en het verzamelen en verwerken van feedback na afloop.

Voor de catering werkte ik samen met Silvina, secretaresse van NS Services. We zijn samen in gesprek gegaan met de kantinedirecteur om opties te bespreken. Daarna liep de verdere communicatie via mij. We kozen bewust voor verpakte producten zodat collega’s die vastten hun maaltijd op een later moment konden nuttigen. Voor audiovisuele ondersteuning nam ik zelf contact op met Spots & Speakers. Dat verliep stroef, dus ik moest actief blijven nabellen en doorzetten om alles op tijd geregeld te krijgen. De uiteindelijke facturen stuurde ik door naar Silvina. Het doel was om het budget zo laag mogelijk te houden. Er waren verder geen specifieke KPI’s of targets aan mijn werkzaamheden verbonden.

Gedurende het proces had ik regelmatig mondeling contact met mijn begeleider Iris Vermaas over de voortgang. Met Fatima was er af en toe digitaal overleg, maar zij was niet direct betrokken bij mijn taken. Tijdens het carrouselprogramma op het evenement had ik mijn eigen communicatievraagbaak ingericht. Hier verzamelde ik input van collega’s over hoe zij interne communicatie ervaren. Ik maakte een flyer met een QR-code naar een korte online vragenlijst, en verzamelde ook handmatige feedback.

Bij het ontwerpen van de communicatieposter gebruikte ik de huisstijl van NS Fiets als uitgangspunt. Dat betekende: kleuren uit de toolkit, eenvoudig taalgebruik op B1-niveau, en duidelijke visuele hiërarchie. Iris gaf feedback op de poster, onder meer over uitlijning, het gebruik van uitroeptekens, het toevoegen van het logo en de geschiktheid voor print. Op basis van haar opmerkingen heb ik de poster aangepast en na een tweede check mondeling akkoord gekregen. Daarna werd de poster verspreid via de rayonmanagers.

Na afloop stuurde ik een korte vragenlijst naar unitleiders, rayonmanagers en districtmanagers. De resultaten verwerkte ik in een reflectiepresentatie die ik heb gepresenteerd aan de organisatie, inclusief de directeur van NS Services. Deze presentatie is opgeslagen in Teams voor gebruik bij toekomstige edities.

Reflectie

Deze opdracht gaf mij de kans om in een relatief korte tijd zelfstandig te opereren binnen een groter project. Omdat ik vlak voor het evenement startte, was het extra belangrijk om mijn agenda goed te gebruiken en overzicht te creëren. Dat hielp me rust te bewaren, ook op momenten dat er nog veel open lag. Ik werkte aan mijn leerdoel rond projectmanagement door deadlines duidelijk vast te leggen en het overzicht te bewaken. In de samenwerking met Silvina leerde ik hoe je efficiënt taken verdeelt, maar ook verantwoordelijkheid pakt op de momenten dat je zelf de regie moet nemen.

Mijn leerdoel rondom plannen en prioriteren kwam goed tot uiting in het schakelen tussen verschillende taken: catering, leveranciers, communicatie en feedback. Soms moest ik dingen loslaten of herschikken, en door deze flexibiliteit leerde ik wat het betekent om op hoofdlijnen te sturen zonder het oog voor detail te verliezen. De trage communicatie met de audiovisuele partij was bijvoorbeeld frustrerend, maar door actief op te volgen lukte het me toch alles op tijd geregeld te krijgen.

Ook mijn leerdoel rond (beeld)taal werd aangesproken. Door te werken in de huisstijl van NS Fiets en actief feedback te vragen op mijn poster, werd ik scherper in het ontwerpen van visueel én tekstueel passende uitingen. De feedback van Iris hielp me hierbij: ik ging beter letten op witruimte, beeldhiërarchie en de balans tussen tekst en vorm. Dit neem ik mee in toekomstige communicatie-opdrachten.

Tot slot heb ik gewerkt aan mijn inzicht en verantwoording door het verzamelen en presenteren van de feedback. In het terugkijken op het evenement, merkte ik hoe belangrijk het is om niet alleen te reflecteren op wat goed ging, maar ook op wat beter kon. De hele ervaring heeft mijn zelfvertrouwen versterkt in het zelfstandig bijdragen aan grotere interne projecten.